Outil d’inventaire et de valorisation des équipements et des infrastructures de recherche

La gestion des équipements et des infrastructures de recherche représente un défi pour une organisation de l'envergure de l'Université Laval. De plus, des intervenants externes tels que les organismes subventionnaires fédéraux et la Fondation canadienne pour l'Innovation (FCI), ont formulé des recommandations formelles quant à la nécessité de mettre en place de meilleurs contrôles pour assurer la saine gestion du parc d'équipements et d'infrastructures.

En réponse à ces recommandations, l’Université Laval vise à optimiser l’utilisation de ses équipements et infrastructures de recherche, tout en favorisant leur pérennité et des économies de coûts et d’échelle. Cela implique de passer d’une gestion actuelle ad hoc et décentralisée, à un système organisationnel d’information et d’aide à la gestion. Pour y arriver, le Vice-rectorat à la recherche, à la création et à l’innovation (VRRCI) et la Direction des technologies de l’information (DTI), en collaboration avec diverses parties prenantes de la recherche, mettent en place un outil numérique à la fois dynamique, convivial et efficace.

L’outil choisi

La solution choisie se nomme Hector, un logiciel très flexible et convivial créé par une compagnie de Québec. Cet outil permettra, au sein d’un seul système, la collecte et le stockage de données relatives aux équipements et aux infrastructures de recherche (actuels et futurs), ainsi que leur promotion auprès de personnes collaboratrices et de partenaires internes et externes.

Hector est disponible à tous les membres de l’Université Laval. Pour y accéder, connectez-vous d’abord à votre session Microsoft Office ULaval. Au besoin, n’hésitez pas à consulter le document d’aide à l’utilisation « Se connecter à Hector » situé au bas de la page.

Se connecter à Hector

Le projet

Élaborer un outil d’inventaire visant à faciliter la gestion et la promotion des équipements et des infrastructures de recherche de l’Université Laval, qu’ils soient situés sur le campus, hors campus ou dans les centres de recherche affiliés.

Consultations menées

De nombreuses activités et consultations ont été réalisées, en collaboration avec plusieurs parties prenantes, afin de recenser et de prioriser les besoins des acteurs et des actrices du milieu de la recherche. Cette importante étape a permis d’identifier la solution commerciale répondant le mieux aux besoins recensés, ainsi qu’à tous les requis technologiques inhérents à l’implantation d’un tel outil dans le contexte de l’Université et de ses centres de recherche affiliés. 

D’autres consultations ont servi à déterminer quels équipements et quelles infrastructures de recherche feraient partie de l’inventaire. 

Pour les actifs déjà en place, il a été décidé: 

• d’inclure nécessairement les équipements et infrastructures ayant une valeur à l’achat de plus de 100 000$ 
• de permettre l’inclusion de tous les équipements et de toutes les infrastructures ayant une valeur à l’achat de 7 000$ et plus.

Pour les nouvelles acquisitions, toutes celles ayant une valeur à l’achat de 7 000 $ et plus seront incluses dans l’inventaire. Pour limiter la double saisie par les responsables d’équipements, l’équipe de projet travaille avec le Service des finances pour mettre en place un processus de synchronisation qui permettra de générer automatiquement des fiches préremplies à l’acquisition. 

Il est également souhaité que les équipements et infrastructures de recherche n’ayant pas de valeur monétaire, mais présentant un intérêt pour la recherche (par exemple, les biobanques ou les bases de données) se retrouvent dans l’inventaire.

Progression du projet

Après la réalisation concluante de la phase pilote auprès du COPL, du CIRRIS et de la FSAA, le projet d’implantation de l’outil numérique d’inventaire est maintenant dans sa phase de réalisation. La première étape de cette phase est de réaliser un inventaire robuste des équipements et des infrastructures de recherche déjà en place à l’Université Laval. Pour ce faire, une approche par faculté ou par centre de recherche affilié a été adoptée.

Les facultés et les centres de recherche concernés seront contactés par l’équipe de projet au moins 1 mois avant le début du processus les concernant.