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Fonds d’urgence pour la continuité de la recherche au Canada

En réponse à la pandémie de COVID-19, le gouvernement fédéral a créé le Fonds d’urgence pour la continuité de la recherche au Canada. Voyez les mesures d’équité, de diversité et d’inclusion instaurées pour assurer une répartition équitable et respectueuse des fonds reçus.

Appel aux professeures et aux professeurs de l’Université Laval et de ses centres affiliés (Étape 3 du Programme)

À propos du programme

Doté d’un budget total de 450 millions de dollars, le programme vise deux objectifs :

  • de façon prioritaire, fournir un soutien salarial aux universités et aux établissements de recherche en santé, qui ne sont pas admissibles à la subvention salariale d’urgence du Canada, afin de les aider à retenir leur personnel de recherche pendant la pandémie de COVID-19 (jusqu’à 325 millions de dollars);
  • fournir un soutien pour les coûts supplémentaires extraordinaires associés au maintien d’engagements essentiels en recherche pendant la pandémie de COVID-19 et à la reprise à plein régime des activités de recherche une fois que les mesures de distanciation physique seront assouplies et que les activités de recherche pourront reprendre (125 millions de dollars).

Le programme comporte 3 étapes. Les établissements doivent présenter une demande à chacune des étapes pour recevoir des fonds. Le financement attribué dans le cadre des 2 premières étapes doit servir exclusivement au soutien salarial destiné au personnel de recherche admissible. Le financement de la troisième étape sert à couvrir les coûts engagés relativement au maintien et à la reprise des activités de recherche. Les établissements demandeurs doivent démontrer qu’ils ont besoin de fonds d’urgence à toutes les étapes.

Les établissements doivent utiliser les fonds attribués aux étapes 1 et 2 uniquement pour le soutien salarial du personnel de recherche dont le salaire est payé en totalité ou en partie par des sources non gouvernementales et sur la rémunération duquel la COVID-19 a eu une incidence négative. Tous les efforts raisonnables doivent être déployés pour éviter ou renverser la mise à pied du personnel de recherche admissible. Les établissements demandeurs doivent s’assurer que les personnes pour qui le soutien salarial est demandé au programme ne font pas d’autre demande de soutien salarial (demande de prestation canadienne d’urgence par exemple). Se reporter aux dépenses admissibles pour plus de précisions.

Les universités se chargent de répartir les fonds entre leurs établissements de recherche en santé affiliés. Elles doivent présenter la méthode utilisée pour répartir les fonds à chacune des étapes du programme et elles doivent également afficher cette méthode dans leur site Web public. Elles ne peuvent conserver aucune portion des fonds destinés à leurs établissements affiliés. Les établissements financés et leurs établissements affiliés ne peuvent retenir aucune portion de la subvention pour couvrir des coûts d’administration ou des coûts indirects.

En savoir plus sur le programme

Contexte

Pour la gestion de ce programme, l’Université Laval et ses établissements affiliés   se sont réunis au sein d’un même comité décisionnel (équipe ci-après) pour avoir une meilleure vue d’ensemble de la communauté touchée par ce programme et pour exercer une répartition équitable et respectueuse des différences. La composition du comité a respecté les critères demandés en matière de diversité et d’inclusion.

L’Université et ses centres affiliés se sont assuré d’appliquer des mesures adéquates pour empêcher que des obstacles systémiques fassent en sorte que les personnes des groupes en quête d’équité aient un accès inégal à l’emploi, aux services ou aux programmes de l’écosystème de la recherche du Canada ou en soient exclues.

Personne chargée de s’assurer de la satisfaction des exigences :
Eugénie Brouillet
Vice-rectrice à la recherche, à la création et à l’innovation
Téléphone : 418 656-2599
Courriel : vice-rectrice@vrr.ulaval.ca

Nous croyons que ces mesures sont particulièrement importantes dans une situation de crise comme une pandémie, car les préjugés inconscients sont davantage susceptibles d’exercer une influence sur la prise de décision si celle-ci doit se faire rapidement et dans des conditions stressantes.

Équipe du comité institutionnel FUCRC

  • Eugénie Brouillet, vice-rectrice à la recherche, à la création et à l’innovation
  • Kaouther Bessrour, directrice du Bureau des chaires et des entités structurantes et ajointe à la vice-rectrice à la recherche, à la création et à l’innovation
  • Olivier Moroni, adjoint à la vice-rectrice et responsable des infrastructures de recherche et des projets spéciaux
  • Michèle Clavet, directrice administrative de la recherche à l’Institut universitaire de cardiologie et de pneumologie de Québec
  • Charles Roberge, directeur adjoint administratif du Centre de recherche du CHU de Québec – Université Laval
  • Séverine Le Rallec, directrice adjointe administrative de la recherche au CIUSSS de la Capitale-Nationale
  • Sehl Mellouli, vice-recteur adjoint aux études et aux affaires étudiantes
  • Jacques Lachance, directeur du Service des finances

Les membres du comité ont tous suivi la formation du Module de formation portant sur les préjugés inconscients offert par les organismes subventionnaires fédéraux. 

Liste des établissements affiliés à l’Université Laval

  • Centre hospitalier universitaire (CHU) de Québec – Université Laval 
  • Institut universitaire de cardiologie et de pneumologie de Québec – Université Laval (IUCPQ-UL) 
  • Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux - Institut universitaire de santé mentale de Québec (CIUSSS-IUSMQ- Centre de recherche CERVO) 
  • Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux - Institut de réadaptation en déficience physique de Québec (CIUSSS-IRDPQ-Centre de recherche CIRRIS) 
  • Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux - Centre jeunesse de Québec – Institut universitaire (CIUSSS-CJQIU-Centre de recherche CRUJeF) 
  • Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux - Institut universitaire en soins et services de première ligne – Université Laval (CIUSSS-IUSSPL-Centre de recherche VITAM) 
  • Centre intégré de santé et de services sociaux de Chaudière-Appalaches (CISSS-CA)

Énoncé portant sur l’engagement de l’établissement financé et de ses établissements affiliés à l’égard du respect de l’équité, de la diversité et de l’inclusion dans la gestion du financement accordé par le programme

«Ensemble pour une recherche respectueuse, innovante et d’impact!»

L’Université Laval et ses établissements affiliés se sont fermement engagés à offrir à l’ensemble de leurs membres un environnement de travail et d’études diversifié et inclusif, où chaque personne a droit au respect et aux mêmes chances de succès. L’Université et ses établissements affiliés appuient le principe énonçant que la diversité, l’équité et l’inclusion sont des vecteurs d’excellence en recherche. Chaque établissement offre un milieu où des personnes d’origines et de caractéristiques diverses peuvent partager, collaborer, se réaliser et s’épanouir. 

Stratégie et principes visant le respect de l’équité, de la diversité et de l’inclusion dans la prise des décisions ayant trait à l’utilisation des fonds

L’Université et ses établissements affiliés se sont engagés à prendre des mesures sérieuses afin de respecter les plus hauts standards d’équité, de diversité et d’inclusion quant à la prise des décisions relative à l’utilisation des fonds. Un comité composé d’une équipe diversifiée et inclusive, comprenant des personnes des groupes sous-représentés, fut en charge de la distribution équitable des fonds. Pour aider le comité à faire son exercice adéquatement, ses membres ont tous et toutes suivi une formation obligatoire sur les préjugés inconscients afin de neutraliser l’impact de ces derniers lors des prises de décision.

Afin de limiter les effets des préjugés inconscients et des obstacles systémiques, l’équipe a élaboré une stratégie comprenant les mesures suivantes. 

Mesures

Analyser minutieusement les dossiers, maintenir une ouverture d’esprit et d’exercice à la diversité et consulter les experts en cas de besoin.

Principes qui ont guidé le travail de ce comité: 

  • Les critères d’évaluation, adaptés à la diversité des compétences et des contributions, sont définis avant d’évaluer les candidatures pour assurer un processus d’évaluation équitable.
  • Les mêmes critères d’évaluation sont appliqués de manière uniforme à tous les candidats et à toutes les candidates.
  • Suffisamment de temps est consacré à l’évaluation de chaque candidature afin de ne pas favoriser une candidature plutôt qu’une autre.
  • Consultation des experts en EDI, en cas de besoin, pour ne pas prendre des décisions influencées par des biais.
  • Toutes les disciplines et tous les programmes sont considérés.
  • Tout le personnel éligible, selon les critères du programme, est considéré.
  • Les interruptions de carrière sont prises en compte afin de ne pas pénaliser les candidats et les candidates qui ont pu avoir un cheminement atypique.

Interruption de travail liée à la pandémie

Des mesures de protection ont également été mises en place pour s’assurer que les chercheurs et les chercheuses qui sont dans l’incapacité de travailler durant la pandémie ne subissent pas de conséquences négatives quant aux décisions relatives à la distribution des fonds. Ainsi, les interruptions de travail en raison d’une incapacité à travailler durant la pandémie ont été prises en compte. L’équipe en charge de l’allocation des fonds a été sensible aux conditions des chercheurs et des chercheuses durant la pandémie et s’est engagée à ne pas pénaliser les personnes qui étaient dans l’obligation d’effectuer un arrêt de travail ou de diminuer leur travail, soit parce qu’elles étaient plus vulnérables face à la COVID-19 ou parce qu’elles devaient s’occuper d’un ou plusieurs membres de la famille ou d’autres proches. De plus, lorsque possible, l’ensemble des chercheurs et des chercheuses, ainsi que leur personnel de recherche, ont eu la possibilité d’effectuer leur travail à distance. La Faculté des études supérieures et postdoctorales a également préparé un Guide pour l’encadrement à distance (PDF) des étudiantes, étudiants et stagiaires postdoctoraux dirigés, comprenant des suggestions d’ajustements potentiels aux projets de recherche. 

Sujets des travaux et approches de recherche

En ce qui a trait aux sujets des travaux de recherche et aux approches en matière de recherche, l’équipe responsable des fonds s’est engagée à valoriser la recherche non conventionnelle, basée sur les modes de connaissances autochtones, qui s’écarte des courants disciplinaires dominants ou portant sur les questions relatives au genre, à la race ou au statut minoritaire. Des critères d’évaluation prenant en compte la diversité de la recherche et les différents modes de recherche ont assuré un processus d’évaluation équitable. Ainsi, advenant que les fonds reçus n’aient pas été suffisants pour répondre aux besoins, les travaux de recherche sortant des sentiers battus ont été valorisés au même titre que les autres types de projets de recherche. La recherche se déroulant avec les divers partenaires des communautés autochtones est très bien encadrée pour bien respecter les différences et bien reconnaître l’apport de chaque partie impliquée dans cette recherche.

Insuffisance des sommes obtenues

Advenant que les fonds reçus n’aient pas été suffisants pour répondre aux besoins de toutes les demandes, les sommes distribuées pour chacune d’elles auraient été calculées au prorata des sommes obtenues. Cela aurait assurer que le processus soit équitable pour toutes les personnes et qu’aucun préjudice ne soit créé (ex.: si nous recevions 90% du montant, nous donnions 90% de la somme calculée/admissible pour toutes les demandes). Le comité se serait inspiré de la méthode que plusieurs organismes subventionnaires utilisent lors des différents concours.

Méthode de répartition des fonds entre l’Université et ses établissements affiliés

Le calcul qu’a utilisé le FUCRC pour l’allocation des fonds aux établissements est basé sur les déclarations des revenus de recherche – non gouvernementaux (étapes 1 et 2) et totaux (étape 3) – qui ont été faites à l’Association canadienne du personnel administratif universitaire (ACPAU) pour les années 2015-2016, 2016-2017 et 2017-2018. 

Étape 1

Pour l’étape 1, le financement obtenu par l’Université Laval et ses établissements affiliés s’est élevé à 10,3 M$. L’Université Laval a utilisé la même base de calcul que le programme pour distribuer de manière théorique cette somme entre elle et ses établissements affiliés, utilisant les moyennes de fonds de recherche non-gouvernementaux des années 2015-2016, 2016-2017 et 2017-2018 de ses établissements affiliés présentés dans les déclarations de l’ACPAU des années de références. 

Les services financiers de l’Université et de ses établissements affiliés ont ensuite identifié l’ensemble des salaires admissibles selon les critères du programme. La majorité des établissements affiliés ont dépassé leur allocation théorique alors que l’Université n’a pas utilisé la totalité de son allocation théorique. Au final, le montant total délacé par l’Université et ses établissements affiliés a été sous son allocation initiale de 10,3 M$, ce qui signifie que tous les salaires admissibles identifiés ont été soutenus par notre allocation du programme. 

Étape 2

L’Université Laval et ses établissements affiliés n’ont pas utilisé la totalité de l’allocation reçue à l’étape 1, donc aucune demande n’a été effectuée pour l’étape 2 du programme.

Étape 3

Pour l’étape 3, le financement obtenu par l’Université Laval et ses établissements affiliés est d’environ 6,5 M$. L’Université Laval a utilisé la même base de calcul que le programme pour distribuer de manière théorique cette somme entre elle et ses établissements affiliés, utilisant les moyennes de fonds de recherche totaux des années 2015-2016, 2016-2017 et 2017-2018 de ses établissements affiliés présentés dans les déclarations de l’ACPAU des années de référence. 

Le processus d’identification des dépenses admissibles par les services financiers de l’Université et de ses établissements affiliés est présentement en cours.

Appel aux professeures et aux professeurs de l’Université Laval et de ses centres affiliés – Étape 3 du Programme

Selon les exigences du Fonds d’urgence pour la continuité de la recherche au Canada (FUCRC, le Programme), les institutions recevant des fonds pour l’étape 3 doivent mettre en place un mécanisme ouvert et transparent pour la répartition de ces fonds.

Ainsi, l’Université Laval et ses centres de recherche affiliés mettent en place un appel ouvert afin de recueillir les besoins de chacun des membres de son corps professoral en lien avec les coûts directs supplémentaires exceptionnels qui ont été nécessaires pour le maintien ou la reprise des activités de recherche. La description des dépenses admissibles est présentée plus bas.

Rappel de l’objectif de l’étape 3 du Programme

L’étape 3 a pour but de fournir un soutien pour les coûts directs de recherche engagés:

  • pour le maintien d’engagements essentiels en recherche pendant la pandémie de COVID-19
  • pour la reprise à plein régime des activités de recherche une fois que les mesures sanitaires ont été assouplies et que les activités de recherche ont pu reprendre. 

Seuls les coûts directs de recherche qui sont extraordinaires, qui s’ajoutent à des coûts déjà couverts par d’autres sources de financement et qui auront été engagés entre le 15 mars 2020 et le 15 novembre 2020 seront remboursés, jusqu’à concurrence de 75 %.

Sont admissibles au soutien offert à l’étape 3 les coûts supplémentaires extraordinaires engagés pour des projets de recherche financés par des sources qui peuvent être gouvernementales ou non gouvernementales. 

On entend par coûts supplémentaires exceptionnels les coûts additionnels imprévus qui:

  • n’auraient pas été engagés s’il n’y avait pas eu de pandémie de COVID-19 et qui 
  • ne peuvent être couverts par des sources de financement existantes.

Formulaire de réponse à l’appel

Pour être admissible à recevoir des fonds à l’étape 3 du Programme, chaque professeur doit répondre au questionnaire suivant pour chacun de ses comptes de chacun de ses projets de recherche faisant l’objet d’une réclamation.

Accéder au formulaire

Tous les formulaires doivent avoir été complétés et transmis au plus tard le 22 novembre 2020 à 23h59

Si vous avez besoin d’aide pour remplir le formulaire, veuillez communiquer avec le personnel administratif de votre département, faculté ou établissement de santé affilié.

Pour toute question concernant les dépenses admissibles (voir les détails à l’accordéon Dépenses admissibles), contactez Olivier Moroni au Vice-rectorat à la recherche, à la création et à l’innovation (olivier.moroni@vrr.ulaval.ca).

Critères de sélection

L’Université Laval et ses centres affiliés prévoient que la majorité des coûts directs affectés sur les projets pourra être couverte par l’enveloppe du Programme dont l’Université Laval dispose. Cependant, dans l’éventualité où les fonds étaient insuffisants pour couvrir l’ensemble des besoins, le Comité institutionnel FUCRC pourrait avoir recours à des critères de sélection incluant un ou plusieurs des éléments parmi les suivants:

Utiliser une formule propositionnelle de répartition des fonds en fonction du financement disponible. Cette méthode sera privilégiée en cas d’insuffisance des fonds.

  • Prioriser les projets qui sont financés à partir de sources non gouvernementales, sur les mêmes bases que les étapes 1 et 2 du Programme. 
  • Sélectionner les projets de recherche qui en sont à moins de la moitié de leur durée (par exemple, un projet qui est dans sa 2e année de 4 sera priorisé contrairement à un projet de recherche qui en est à sa dernière année).
  • Favoriser les projets de professeurs faisant partis de groupes sous-représentés ou en quête d’équité (minorités racisées, Autochtones, personnes handicapées, femmes et personnes des communautés LGBTQ2+).

Dépenses admissibles à l’étape 3 du Programme – Coûts de maintien et de reprise des activités de recherche

À l’étape 3, le financement est attribué pour les coûts directs associés au maintien et à la reprise des activités de recherche. Ces coûts doivent avoir été engagés entre le 15 mars 2020 et le 15 novembre 2020. Les dépenses admissibles ont trait aux coûts engagés aux fins décrites ci-dessous.

Critères d’admissibilité des dépenses à l’étape 3

des coûts supplémentaires, de nature exceptionnelle et imprévus qui n'auraient pas été encourus en l'absence de la pandémie COVID-19 et qui ne peuvent pas être payés par d’autres sources de financement existantes.

  • des coûts directs associés à la reprise et au maintien des activités de recherche
  • des coûts payés à même les projets de recherche

Coûts associés au maintien des activités de recherche

Seront couverts jusqu’à concurrence de 75 % les coûts engagés durant la période d’admissibilité et associés au maintien d’activités de recherche essentielles durant la pandémie, coûts qui sont de nature exceptionnelle et qui s’ajoutent à des coûts déjà couverts par d’autres sources de financement. 

Cela comprend:

  • les soins aux animaux et la gestion des échantillons pendant toute la durée de la pandémie
  • la maintenance du matériel, des logiciels, des cohortes et des ensembles de données, y compris les garanties, licences d’utilisation et contrats de service
  • l’équipement technologique nécessaire à l’accès à distance pour la préservation des actifs
  • le matériel de protection du personnel affecté à l’entretien

Coûts associés à la reprise des activités de recherche

Seront couverts les coûts engagés durant la période d’admissibilité et associés à la reprise à plein régime des activités de recherche une fois que les mesures sanitaires ont été assouplies et que les activités de recherche ont pu reprendre normalement. Seuls les coûts qui sont de nature exceptionnelle et qui s’ajoutent à des coûts déjà couverts par d’autres sources de financement seront couverts, jusqu’à concurrence de 75 %. Les dépenses admissibles comprennent celles qui sont engagées dans le cadre de projets et ont trait:

  • à la réorganisation de l’environnement et des activités de recherche
  • aux coûts additionnels qui doivent être engagés pour ramener les activités de recherche au niveau où elles se trouvaient avant la pandémie, notamment les coûts associés à des expériences et les coûts reliés au redémarrage de collections et d’ensembles de données (sur des populations ou sur l’environnement par exemple)
  • aux frais d’utilisation exigés des chercheurs par les plateformes communes pour redémarrer les activités de recherche (installations de soins aux animaux, laboratoires numériques, par exemple)
  • à l’établissement de nouveaux calendriers pour les essais cliniques et les essais sur des sujets humains et au redémarrage de ces essais
  • aux coûts exceptionnels reliés à l’accès à des installations spéciales et à des ressources et des plateformes communes ainsi qu’à des rencontres et des ateliers de transfert des connaissances
  • au remontage, à la vérification de sécurité et au redémarrage du matériel et des installations
  • au remplacement de matériel et de fournitures de laboratoire et de terrain, de réactifs, d’articles périssables, d’animaux de laboratoire et d’échantillons vivants qui ont été donnés ou perdus
  • au matériel de protection personnel et à d’autres articles connexes du personnel de recherche

Pour en savoir plus sur des exemples de dépenses admissibles, consultez la Foire aux questions de l’étape 3 du Programme.

Séance d'information du 28 octobre 2020

Une séance d'information a été tenue le 28 octobre dernier sur le Programme.

Écouter l'enregistrement de la séance

Consulter la présentation (PDF)